建設労働組合管理　本部支部の情報連携のポイントとは？

建設労働組合の本部と支部の情報連携ができていますか？　情報連携できれば便利になるのは分かっていても、本部と支部では締めのタイミングが違うからできない。取扱科目が違うからできない、費用が膨大にかかりそうだからできない。このような理由であきらめていませんか？本部と支部を情報連携させるためのポイントについて解説いたします。

1 建設労働組合の本部支部の役割
2 建設労働組合管理システム「支部機能」ポイント
3 建設労働組合管理システム「本部支部連携」ポイント
4 まとめ

建設労働組合の本部支部の役割

建設労働組合によって本部と支部の役割は違うとは思いますが、一般的な役割についてご説明いたします。

【支部の役割】

　・組合員さんからの各種届書を受領して本部に送る
　・組合員さんからの収納を管理する（口座振替、窓口、振込）
　・組合員さんの未納を管理する
　・本部に収納額を収める
　・組合員数等の分析をする

【本部の役割】

　・支部からの各種届書を確認後承認する
　・支部からの納入及び未納を管理する
　・組合員数等の分析をする
　・国保組合等の上位団体があれば連携する

例えば、新加入の場合、最初に情報を取得するのは支部になりますので、支部システムに本人情報、家族情報、国保情報、建退共情報等を登録します。その後、本部に各種届書が届きますのが、同じ情報を本部システムでも登録していませんか？本部と支部の情報連携ができていないシステムの場合は、本部で支部の役割の登録を行っていると思います。効率が悪いなとは思っていてもなかなか業務改善ができないのが現状だと思います。

建設労働組合管理システム「支部機能」ポイント

支部システムは本部と情報連携しても入力する作業量は大きくは変わりませんが、本部で登録内容の確認を行いますので情報の精度は上がります。また、本部支部の縦の連携だけではなく、横の連携もできるようになります。

本部支部の連携ができていない場合は、支部では支部移動を新加入と同等に管理しているケースがあると思います。ここで本部支部の連携した支部移動のメリットを纏めてみました。

【本部支部連携に伴う支部移動のメリット】

加入情報等を引き継ぐため、入力が不要です。
履歴状況を全て引き継ぐことができる為、過去の状況が把握できます。
組合加入日と支部加入日を分けて管理して、それぞれの加入期間を把握できます。

支部移動以外にも、新加入で入力する場合には、以前加入していた支部の脱退情報（滞納脱退）等が把握できるようになります。支部としての本部支部の連携メリットは情報の精度向上は勿論ですが、他支部との連携も大きなメリットです。

■建設労働組合管理システム「本部機能」ポイント

本部システムは基本的には入力作業が不要になります。支部が登録した情報をチェックするのが大きな役割となります。

【不要になる業務】

支部（組合員）からの各種届書を入力
組合新加入、国保新加入、一部取得、一部喪失、全喪、種別変更、証番号変更、組合脱退、支部変更、住所変更、事業所変更、建退協、各種保険、各種共済等
収納又は未納の登録作業

入力業務が削減されるだけではなく、支部が登録している詳細情報（連絡先住所、携帯、メモ、収納方法、口座情報、立替）も閲覧できるのは大きなメリットです。

建設労働組合管理システム「本部支部連携」ポイント

本部及び各支部が単独でルールを決めてシステムを運用するともちろん、本部支部の連携はできません。ある程度はルールを決めて、少しは業務改善が必要となります。また、ソフトだけではなく、ハード及びネットワーク環境も重要なポイントです。

【本部支部連携するための業務改善ポイント】

組合員数の締めタイミングは本部かつ全支部で統一しましょう。
本部に収納額を納めるタイミングは期間を取り支部のタイミングで行いましょう。
本部に納める科目と納めない科目を分けて管理しましょう。

これだけのルールを決めれば本部支部の情報連携はできます。

【本部支部連携するための環境】

インターネットを利用してクラウドに接続します。
本部にサーバーを置き、各支部からはVPN接続します。
データセンターにサーバーを置き、本部及び各支部からはVPN接続します。

何れかのネットワーク環境を選定しなければなりません。

建設労働組合管理システムがどのネットワーク環境に対応しているかもシステム選びのポイントだと思います。アイサイトの建設労働組合管理システムに関しては、全てのネットワーク環境に対応しています。また、例えばVPN接続環境でシステム契約していても、システムを変更しないで、低価格でクラウド版に移行できるのも弊社システムのポイントです。

まとめ

本部支部が情報連携していない場合は、本部及び支部ごとに重複する業務が多数存在し、組合員情報等の登録時間や重複情報の意思決定にかかるコストが増えてしまいます。例えば、同一組合員さんなのに本部又は支部で管理している住所が違うとか氏名の漢字が違うと言う事例が発生してしまいます。そうすると、どちらが正しいのか、調べる時間が増え、更に組合員さんにもご迷惑をおかけしてしまいます。これらを解決するには、一元管理、業務統一をした「本部支部の情報連携」ができるシステムを選定することにより解決できます。今回は支部が登録して本部が閲覧（確認）のパターンをご説明いたしましたが、アイサイトの建設労働組合管理システムは、逆のパターンの本部が登録して各支部が閲覧のパターンにも対応しています。また、本部支部連携を行わない本部単独導入、支部単独導入も可能です。アイサイトの建設労働組合管理システムは、これまでの経験とノウハウから生まれたシステムで、一元管理・業務統一・情報連携を軸に作成されたパッケージシステムですので、安心してご利用いただけます。皆様のお役に立てる事を心より願っています。

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