管理手法

建設労働組合管理　労災保険管理システムに求められるポイントとは？

投稿日: isite-ken

建設労働組合管理　労災保険管理システムにパッケージソフトがあるのはご存知ですか？労災保険システムは窓口業務、計算処理、規定用紙への印刷など様々な事務作業があります。それらの業務を行う上で労災保険管理システムに求められるポイントを解説いたします。

建設労働組合管理の労災保険管理システムに求められるスピード

銀行の窓口などで単純業務なのになんでそんなに時間がかかっているのか、また、順番待ちをしていても、いつまわってくるのか、いらいらすることがありますよね。待たせている側もそんな空気を感じてプレッシャーとなってミスしがちになります。窓口業務で大事なのは、組合員様を待たせないこと、またそれによって気持ちよく帰ってもらうことだと思います。そのためには何事もスピーディーに行う必要があります。

労災保険窓口業務だと、組合員様が保険に加入または脱退に来るわけですが、その場で保険料の計算、入金、領収書の発行を行います。当労災保険システムだと、保険料計算に最小限必要な項目（業種、日額など）を入力してボタンを押すだけで保険料をすぐにはじき出します。また、保険料の支払いを分割にしたい場合は２分割、３分割を選ぶことで徴収金額を同時に分割します。計算の詳細も見える化しているので確認もボタン一つで行えます。入金業務に関しては、窓口で現金を持ってきている場合では領収書が必要となりますが、画面上でチェックするだけで入金処理が完了し、領収書も同時発行が可能となります。

このように入力処理から出力処理の単純化することによって時間を短縮し、組合員様を待たせることなくスムーズに業務を行うことができるようになります。

建設労働組合管理の労災保険管理システムに求められるわかりやすさ

システムの良し悪しという部分でいうと、便利で使いやすいということが重要です。

よくあるのが、「最初のメニュー画面ではっきり分かれているのでどのボタンを押せばいいか一目でわかる。」などというシステムをみかけますが、いざ使ってみると、ボタンごとに処理がわかれているのでいちいち最初のメニューに戻らないといけないといったことをよく聞きます。これでは実際に使う側になって考えられているシステムだとはいえません。やはりシステムを導入することによって便利に簡単にストレスなく運用できるものでなくてはなりません。当労災保険管理システムだと、流れに沿った運用ができるように考えております。

例えば、窓口で保険加入の場合、組合員番号や氏名で検索してその人を特定。特定すると、その人に関する情報（住所、電話番号、保険情報、支払情報など）が全て一画面で見ることができます。保険情報は、加入しているすべての末尾及び一人親方の情報が入っています。また、わずらわしくメニューに戻らなくても行えるように、その人に関わる帳票出力（納入通知書、領収書発行など）、入金処理（分割、一部入金など）が行えます。画面をメニューに切り替える必要がある場合、割り込み作業がはいったりすると、どうしても前の作業がすぐにわからなくなりがちですが、一画面で行っているとそのまま見られるのですぐに続きの作業が行いやすくなります。

また、最近ではなくなってきていますが、ファンクションボタンの対応です。画面のボタンを押すのにマウスに持ち替えて操作するのが面倒という方のためにキーボード操作で次の画面へ移動できるようにしております。

慣れてくるとキーボードの方が楽という方が多いのでこの方法を採用しております。

このように、お客様にわかりやすくお使いいただくことを考えた労災保険管理システムに進化しております。

建設労働組合管理　労災保険管理システムに求められるサポート

３つ目のポイントとして、サポートが重要になってきます。特に下記の項目があげられます。

  • 運用時に分からない事に対する丁寧なサポート
  • 事務組合ごとに違う事務手数料の計算方法への対応
  • 事務組合ごとにある特別帳票への対応
  • 数年に一度変わる保険料率改定への対応の早さ

まず、「運用時に分からない事に対する丁寧なサポート」です。システムの使い方についての問い合わせが多いですが、その時のサポートとしてただ「こうすればできますよ。」という回答はどこでもやっていると思います。さらにもう一歩踏み込んだ説明があることで「こんなやり方があるんだ」と知ることができます。「この方法でもできますが、こうするともっと便利になりますよ。」とか、「この画面でみるとわかりやすいですよ。」など、早く業務を行いたいときは、煩わしい事かもしれませんが、このような対応の仕方によって、使う側になって考えてくれているかがわかります。

次に事務組合ごとに異なるものについてのカスタマイズについてです。様々な要望がありますが、「事務組合ごとに違う事務手数料の計算方法への対応」「事務組合ごとにある特別帳票への対応」がよくあります。

特に事務手数料については違いがありますが、標準機能で対応できるかどうか。できなければ機能を追加してもらえるかどうかになります。機能追加できなければ、標準機能の中でできるように計算方法の改善を考えなくてはいけません。
しかし、計算方法はなかなか変えることが難しいことですので、やはりこの部分はカスタマイズできるかどうかがポイントとなってきます。事務組合ごとにある特別帳票については事務手数料ほどではありませんが、独自のレイアウトに対応できることにこしたことはありません。帳票に出力するものは大抵基本情報にあるものを使用しての印刷になりますので、複雑な帳票でなければカスタマイズできるでしょう。
このようにカスタマイズできなければ業務をシステムに合わせないといけなくなるので大切なポイントとなってきます。

最後に「数年に一度変わる保険料率への対応の早さ」になりますが、ご存じのように保険料率は数年に一度変わります。保険料率を自らメンテナンスしないといけないといったシステムでは入力ミスがないとも限りませんし、時間もかかります。改定があった場合に素早くメンテナンスしてもらえるかということも重要になります。

弊社の労災保険管理システムではお客様のご要望に沿ったシステム内容をご提案させていただいております。

まとめ

労災保険管理システムに求められるポイント「スピード」「わかりやすさ」「サポート」の３点を挙げましたが、どれも労災保険管理システム選びには重要だと思います。

弊社の労災保険管理システムは「スピード」「わかりやすさ」「サポート」において、より良いものになるように、お客様のご要望にお応えできるよう品質向上に邁進しております。ご興味のある方はぜひお問い合わせください。

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